Современный документооборот - это совокупность цифрового и физического оборота документов, причем есть частичная возможность отказаться от бумажек и использовать сертифицированные цифровые подписи как внутри, так и вне компании, это становится доступно не только крупным, но и средним по размаху компаниям.

Приведу простой пример цепочки документооборота в рамках торгового центра с участием менеджера продаж , отдельно стоящих касс и склада.

Допустим,

• менеджер оформляет продажу,
• создает заказ покупателя, после чего
• создает приходный кассовый ордер, не проводя его,
• создает расходную накладную (проводит её) и
• расходный ордер на склад не проводя его.

На всех печатаемых документах: расходный ордер на склад или расходная накладная (все зависит от того как поставлен документооборот в компании, я беру за пример использование ордерной схемы) и приходный ордер в кассу присутствует уникальный штрих код.

Клиент получает эти документы и идет в кассу, кассир сканирует штрих код с приходного ордера, на экране открывается приходный ордер, сверяет его, и принимает деньги от клиента. На этапе кассира мы сэкономили время поиска кассового документа используя штрих код и автопоиск по нему.

Далее клиент идет на склад, и передает расходный ордер кладовщику, тот также сканирует штрих код документа, открывается расходный ордер, и тут мы экономим время на поиске документа в системе, кладовщик набрав необходимый товар проводит документ в системе, ставит росписи и передает клиенту товар и его часть документов. Цепочка со стороны клиента закончена. Счастливый покупатель отправился домой со своими покупками. Вся процедура заняла минимум времени.

Теперь рассмотрим эту цепочку со стороны компании, менеджер создал документ заказ покупателя, создал документ расходная накладная, документ приходный кассовый ордер, расходную накладную и документ расходный ордер. Все эти документы, исключая только заказ покупателя имеют бумажного, физического двойника. Так как они являются подтверждением свершившейся операции, и страхуют как покупателя, так и компанию от возможных: «Не видел, не было такого».

И так, клиент получает на руки, кассовый ордер и расходный ордер если он физическое лицо. С юридическими лицами все гораздо сложнее, тут участвует счет на оплату, торг 12 и счет фактура, все эти документы должны вернутся с подписями и печатью клиента, этот возврат нужно контролировать, так как есть весьма не двусмысленные штрафы за нарушения этого порядка.

Продолжим нашу цепочку и добавим в неё контроль возврата документов в случае работы с юр. лицом. Так как движение проще контролировать и документы проще обрабатывать, имея уникальные маркеры документов, это номер документа, и штрих код документа, номер для человека, штрих код для компьютера. Дальше начинается внутренний контроль движения документов который прямо связан с движением денег и товара.

Кассир, в случае если это покупка физ. лицом на месте, регистрирует факт получения денег и факт создания чека и приходного кассового ордера. Один документ мы получили, приходный кассовый ордер состоит из двух частей, одна часть остается кассиру одна клиенту.

Далее склад, кладовщик, отсканировав ордер, фиксирует факт получения этого документа и начало набора товара на отгрузку клиенту (тут мы можем подключиться и помочь кладовщику в поиске товара, в случае если используется ячеистый склад, и указать место где хранится товар), после завершения набора и передачи товара на контроль клиенту и в случае согласия клиента, кладовщик проводит ордер и этим фиксирует факт отгрузки. После чего, на обоих экземплярах ставятся росписи кладовщика фиксируя факт отгрузки и росписи клиента, фиксируя факт получения, один экземпляр остается кладовщику, один клиенту.

И того мы получили минимум два бумажных документа которые нужно хранить, как для собственной безопасности так и для контроля сотрудников компании и плюс для контролирующих органов государства.

Давайте и тут применим автоматизацию. Например при закрытии кассовой смены, кассир должен сверить суммы на корешках кассовых ордеров, в программе учета, и отчета с фискального регистратора, то есть взять и в ручную пересчитать суммы с ордеров, после чего эти ордера всей кучей передать на хранение (в архив), я думаю вы можете себе представить в какой хаос превратится архив после нескольких месяцев работы, работу самого архива я не беру, чаше проще его не трогать, чем перебрать документы, и уничтожить те, что уже не нужно хранить.

В чем собственно наша автоматизация!? Так как на каждом документе у нас есть уникальный маркер, штрих код. Мы можем в системе документооборота сформировать пакет с перечнем содержимого, просто отсканировав штрих коды этих документов, и так как эти документы близнецы в системе учета, получить их общую сумму. Также мы можем маркировать пакет в который сложим документы за смену и присвоить ему в свою очередь уникальный код, и срок хранения этих документов. В архиве в свою очередь мы можем указать номер ячейки или коробки в которой хранится этот пакет. И в случае необходимости легко можем найти нужный нам документ. И сделав отчет, мы можем, получить документы с истекшем сроком хранения в архиве, и почистить наш физический, а в случае необходимости сократить объёмы цифрового архивов, удалив скан копии документов которые не нужны.

Эта схема применима ко всем документам. Но мы её можем сделать ещё интереснее, система учета позволяет хранить отсканированные копии документов, и в случае спорного момента мы можем легко предоставит скан копию подписанного документа. Добавим в эту цепочку возможность сканировать и прикреплять физические документы к электронным. Имея современный вертикальный сканер для документов, эта операция занимает секунды.